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E-Mail-Signatur
Vorschriften bei der E-Mail-Signatur
„Seit Anfang des Jahres müssen gewerbliche E-Mails bestimmte Auskünfte über das versendende Unternehmen enthalten. Wer diese Informationen nicht in seinen elektronischen Brief aufnimmt, riskiert Zwangsgeld und Abmahnungen."
Meldung aus der Computerwoche vom 16.01.2007

Folgende Punkte gilt es in Zukunft zu beachten:

Was ist neu?
Der Gesetzgeber schreibt vor, dass Geschäftsbriefe bestimmte Informationen zum Unternehmen enthalten müssen. So sind Sie es heute bereits gewohnt, dass die vorgedruckten Briefbögen Angaben zur Rechtsform, zum Ort der Handelsniederlassung usw. enthalten. Klargestellt ist nun, dass diese Pflichtangaben in "allen Geschäftsbriefen gleichviel welcher Form, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden" vorgeschrieben sind, also auch in der Geschäftskorrespondenz, die Sie beispielsweise per E-Mail führen.

Welche Informationen müssen angegeben werden?
Welche Pflichtangaben nötig sind, hängt von der Rechtsform Ihres Unternehmens ab. Die GmbH erfordert beispielsweise neben der Firmenbezeichnung die Angabe von Rechtsform, Sitz der Gesellschaft, zuständiges Registergericht und Handelsregisternummer, alle Geschäftsführer und gegebenenfalls der Aufsichtsratsvorsitzende mit Vor- und Familiennamen.

Im Falle der Beispiel GmbH sieht die korrekte E-Mailsignatur so aus:
Max Mustermann
Beispiel GmbH,
Fahrradweg 10, 888888 Winkelhausen, Deutschland
Telefon: +49 888 888-0
Telefax: +49 888 888-100
E-Mail: xxx@beispiel.de, Homepage: http://www.beispiel.de
Rechtsform: GmbH – Sitz: Winkelhausen
Registergericht: Amtsgericht Irgendwo HRB 11990
Geschäftsführer: Günter Bauch, Helmut Wohl, Angela Mernel

Müssen die Pflichtangaben allen E-Mails hinzugefügt werden?
Ja, die Angaben müssen ohne Ausnahme allen E-Mails hinzugefügt werden, die an externe Empfänger versendet werden. Für E-Mails, die nur innerhalb Ihres Unternehmens versendet werden, sind die Pflichtangaben nicht erforderlich.

Wie richte ich Signaturen in Outlook (hier: Outlook 2000) ein?
Sie klicken "Extras" dann Optionen. Im folgenden finden Sie eine neue Registerkarte mit 8 verschiedenen Reitern.
Bedienen Sie den Reiter "Signaturen" klicken auf "neu" und setzen Ihren Wünschen entsprechend das Häckchen zum anhängen an Ihre E-Mails.
Jetzt brauchen Sie nur noch in die Textbox "Text" Ihre entsprechende Signatur einfügen und das alles übernehmen, Fertig.


Quellen

Bundesgesetzblatt, Nr. 52 vom 15. November 2006
http://www.bgblportal.de/BGBL/bgbl1f/bgbl106s2553.pdf

Computerwoche
http://www.computerwoche.de/job_karriere/personal_management/586475/